Kasse: Wahl der Aufzeichnungsmittel und Einzelaufzeichnungspflicht

Wir haben Sie im Mandantenrundschreiben vom 20.01.2017 darüber informiert, dass nach herrschender Meinung offene Ladenkassen weiterhin benutzt werden dürfen.¹  Für offene Ladenkassen wird allerdings künftig eine häufigere Prüfung der Finanzbehörden erwartet. Grundsätzlich gilt gem. § 146 AO eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, welche offene Ladenkassen nicht erfüllen. Die Einzelaufzeichnungspflicht darf nur bei Unzumutbarkeit unterbleiben. Werden elektronische Kassen (PC-Kassen oder Registrierkassen) genutzt, sind die Einzelaufzeichnungen grundsätzlich zumutbar und dementsprechend Pflicht.

Zulässige Kassen-Aufzeichnungsmittel nach herrschender Meinung²

Nach extremen Literaturmeinungen sind jedoch offene Ladenkassen – begründet mit dieser Einzelaufzeichnungspflicht –  nicht mehr einsetzbar: Dies wird damit gerechtfertigt, dass Einzelaufzeichnungen aus Unzumutbarkeit nur entfallen dürfen, soweit Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter, bar zahlender Kunden verkauft werden (BFH Grundsatzurteil von 1966).³ Unter Waren zählen diese extremen Literaturmeinungen keine Dienstleistungen.⁴ Das ist auch Auffassung der Finanzverwaltung. Damit wären bspw. Frisöre von der Nutzung einer offenen Ladenkasse per se ausgeschlossen. Weiterhin würden unter „Waren von geringem Wert“ nur einstellige Cent-Beträge gerechnet. Da solche Mikrowerte heutzutage selten sind, wird von einer generellen Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen und damit de facto von einer Pflicht zu elektronischen Kassensystemen ausgegangen.⁵ Dem steht entgegen, dass der deutsche Gesetzgeber durch die Neufassung des § 146 AO bestimmt hat, dass eine Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht besteht, bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Es wird also gesetzestextlich nicht mehr auf den geringen Wert von Waren abgestellt. Problematisch dürfte auch das sog. „Downsizing“ also der Rückschritt von elektronischen Kassen auf offene Ladenkassen sein, da hier noch intensiver die Unzumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen durch elektronische Systeme geprüft werden muss.⁶

Im anderen Extrem wird in der Literatur die Auffassung vertreten, dass nicht  nur offene Ladenkassen bedenkenlos weiterverwendbar sind, sondern darüber hinaus sogar die Nutzung von „veralteten“ elektronischen Kassensystemen ohne Einzelaufzeichnung bis 31.12.2019 möglich ist (bei fehlender Nachrüstbarkeit sogar bis 31.12.2022). Dies wird damit begründet, dass mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ der  Art. 97 § 30 EGAO eingeführt wurde. Dieser bezieht sich auf die „Zweite Kassenrichtlinie“ (26.11.2010) – d.h. auf das BMF-Schreiben, das die Nutzung von elektronischen Kassensystemen ohne Einzelaufzeichnung eingeschränkt hat – und hat dieses damit ungewollt in eine Rechtsgrundlage verwandelt. Weiterhin bestimmt Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz  1 EGAO, dass Aufzeichnungssysteme, die der Einzelaufzeichnungspflicht des  § 146a AO nicht genügen, erst nach dem 31.12.2019 vorhanden sein müssen. Ergo werden nach dieser Literaturmeinung die Zeiträume der Zweiten Kassenrichtlinie verlängert.⁷

¹ Vgl. bspw. Zimmermann: Kassengesetz 2020, DWS 1/2017; Geuenich: Digitale Kassensysteme: Verschärfte Compliance-Anforderungen ab 2020, NWB 11/2017; Nöcker: Anmerkungen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, NWB 7/2017, Kamps: Streit um Schätzung, Verprobung und Kassenbuchführung insbesondere bei bargeldintensiven Geschäftsbranchen in der Betriebsprüfung, Stbg 5/2017.

² In Anlehnung an Hülshoff/ Wied: Einzelaufzeichnungspflichten bei Bargeschäften, NWB 28/2017.

³ Vgl. BFH v. 12.05.1966, IV 472/60.

⁴ Vgl. Mandanten-Info Ordnungsgemäße Kassenführung, Datev 03/2017; Achilles: Kassengesetz, Datev Magazin 05/2017.

⁵ Vgl. Pump: Weg von der offenen Ladenkasse, Datev-Magazin 01/2017.

⁶ Vgl. Achilles: Kassengesetz, Datev Magazin 05/2017.

⁷ Vgl. Nöcker: Anmerkungen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, NWB 7/2017.