Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit sind umsatzsteuerfrei, wenn a) die Tätigkeit für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder b), wenn das gezahlte Entgelt (z. B. von einem Verein) nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hatte Anfang 2012 parallel zur Gesetzgebung die Kriterien für die Angemessenheit des Entgelts für eine ehrenamtliche Tätigkeit zu b) ausgelegt. Nach Intervention des Deutschen Steuerberaterverbandes hat das Ministerium das Schreiben überarbeitet:

• Liegt ein eigennütziges Erwerbsstreben oder eine Hauptberuflichkeit vor bzw. wird der Einsatz nicht für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung erbracht, kann unabhängig von der Höhe der Entschädigung nicht von einer ehrenamtlichen Tätigkeit ausgegangen werden.
• Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Zeitaufwand der Tätigkeit auf eine hauptberufliche Teilzeit- oder sogar Vollzeitbeschäftigung hindeutet. Ein Entgelt, das nicht lediglich im Sinne einer Entschädigung für Zeitversäumnis oder eines Verdienstausfalls gezahlt wird, sondern sich an der Qualifikation des Tätigen und seiner Leistung orientiert, steht dem Begriff der ehrenamtlichen Tätigkeit entgegen.
• In anderen Fällen ist
  
  • eine Entschädigung von 50 € pro Stunde als angemessen anzusehen,
  • wenn die Vergütung für die ehrenamtlichen Tätigkeiten (oben unter b) den Betrag von 17.500 € im Jahr nicht übersteigt. Die Einnahmen aus Tätigkeiten für juristische Personen des öffentlichen Rechts sind dabei also nicht zu erfassen.
  • Zur Ermittlung der Grenze von 17.500 € ist auf die tatsächliche Höhe der Aufwandsentschädigung im Vorjahr sowie auf die voraussichtliche Höhe der Aufwandsentschädigung im laufenden Jahr abzustellen.
  • Ein (echter) Auslagenersatz, der für die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwendungen der ehrenamtlichen Tätigkeit vergütet wird, bleibt bei der Berechnung der Betragsgrenzen unberücksichtigt. Als Auslagenersatz werden z. B. auch Fahrtkostenersatz nach den pauschalen Kilometersätzen oder auch Verpflegungsmehraufwendungen anerkannt, sofern sie lohnsteuerlich ihrer Höhe nach als Reisekosten angesetzt werden könnten.
• Wird eine monatliche oder jährliche pauschale Vergütung unabhängig vom tatsächlichen Zeitaufwand gezahlt, sind sämtliche Vergütungen umsatzsteuerpflichtig. Dies gilt für eine pauschal gezahlte Aufwandsentschädigung nicht, wenn der Vertrag, die Satzung oder der Beschluss eines laut Satzung hierzu befugten Gremiums zwar eine Pauschale vorsieht, aber zugleich festgehalten ist, dass der ehrenamtlich Tätige durchschnittlich eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche/Monat/Jahr für die fremdnützig bestimmte Einrichtung tätig ist und die Betragsgrenzen nicht überschritten werden. Der tatsächliche Zeitaufwand muss glaubhaft gemacht werden.
• Aus Vereinfachungsgründen kann die Steuerbefreiung auch ohne weitere Prüfung gewährt werden, wenn der Jahresgesamtbetrag der Entschädigungen den Freibetrag nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz (sog. Übungsleiterpauschale, z. Z. 2.400 €) nicht übersteigt. In diesen Fällen müssen nur die Tätigkeiten und die Höhe der dabei enthaltenen Entschädigungen angegeben werden.

Personen, die betroffen sind, sollten mit ihrem Steuerberater eine Lösung finden. Dies gilt auch für betroffene Vereine, die wahrscheinlich nicht in der Lage sind, zusätzlich Umsatzsteuer zu zahlen.