Unerlässlich für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist überhaupt das Vorhandensein einer Geschäftskasse, d.h. betriebliche Gelder müssen von privaten Geldern getrennt aufbewahrt werden. Des Weiteren möchten wir die zentralen Anforderungen an die Kassenführung, die unabhängig vom gewählten Kassensystem gelten, hervorheben.

Zentrale Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung:

1. Vollständigkeit
2. Einzelaufzeichnungsplicht
3. Tägliche Aufzeichnungspflicht
4. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
5. Unveränderbarkeit der Kassenaufzeichnungen.

Bitte prüfen Sie ihr Kassensystem auf alle genannten Anforderungen!

Zu 1. Vollständigkeit: Auch wenn diese Forderung selbstverständlich scheint, ist die vollständige Erfassung aller Einnahmen (und Ausgaben) der erste und zentrale Schritt zu einer ordnungsmäßigen Kassenführung. Dazu zählen auch Aufzeichnungen über Privateinlagen und –entnahmen aus der Kasse, private Vorverauslagungen und deren Erstattung sowie Geldverschiebungen zwischen Kasse und Bank. Trinkgelder, die der Chef und Inhaber des Betriebs erhält, zählen ebenfalls zu den Betriebseinnahmen. Trinkgelder, die Mitarbeiter/Service-Kräfte erhalten, sind jedoch steuerfreier Arbeitslohn.

Zu 2. Einzelaufzeichnungspflicht: Grundsätzlich gilt, dass alle Kasseneinnahmen einzeln aufzuzeichnen sind. Dies umfasst auch die namentliche Nennung von Kunden bzw. Geschäftspartnern. Diese Pflicht kann nur in Ausnahmefällen unterbleiben, d.h. wenn Waren und Dienstleistungen von geringem Wert an eine Vielzahl nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Bspw. kann ein Friseurladen, mit einer Vielzahl an Laufkundschaft sich auf diese Ausnahme berufen; ein mobiler Friseurladen mit nur wenigen und persönlich bekannten Kunden wiederum hat diese Geschäfte einzeln aufzuführen. Auch Geschäfte über 15.000 EUR sind – bei ansonsten unterlassener Einzelaufzeichnung - einzeln aufzuzeichnen (bspw. Familienfeier in der Gastronomie).  Für diese Geschäfte ist der Umfang der Einzelaufzeichnungspflicht mit dem Schreiben einer Rechnung (Name, Anschrift, Anzahl, Preis, Datum etc.) gleichzusetzen.

Zu 3. Tägliche Aufzeichnungspflicht: Kassenaufzeichnungen sind täglich zu führen, so dass diese später (i.d.R. durch uns als Steuerbüro) kontiert und verbucht werden können. Dies verleitet aufgrund der umfangreichen Pflichten sicherlich den einen oder anderen Steuerpflichtigen, die Kasse lediglich rechnerisch zu führen, was einen gravierenden Mangel an die Kassenführung darstellt. Die Finanzverwaltung kann die rechnerische Führung des Kassenbuchs nicht nur im Rahmen eines Kassensturzes nachweisen (siehe d) ), sondern auch durch Rückrechnungen. So können zwischenzeitliche rechnerisch negative Kassenbestände (die schlichtweg real unmöglich sind, da nicht weniger als kein Bargeld vorhanden sein kann) zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und Hinzuschätzung führen. Auch dauerhaft sehr hohe Kassenbestände weisen auf rechnerisch geführte Kassen hin und können das Misstrauen der Finanzbehörden wecken. Maßgeblich für die richtige Chronologie der Aufzeichnungen ist dabei das Datum der Ein- bzw. Auszahlung aus der Kasse, d.h. nicht das u.U. anders lautende Datum des Belegs.

Zu 4. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit: Der Kassensturz ist ein Mittel der Finanzverwaltung im Rahmen der Betriebsprüfung vor Ort, den Ist-Bestand durch Auszählen mit dem Buchbestand (Soll-Bestand laut Kassenbuch) zu vergleichen. Der tatsächliche Bestand hat also mit dem rechnerischen Bestand jederzeit übereinzustimmen. Zur laufenden Erfassung des Ist-Bestands sollten täglich Zählprotokolle angefertigt und aufbewahrt werden, die den tagesaktuellen Kassenstand festhalten (ein Musterbeispiel für ein Zählprotokoll ist im Anhang 1 gegeben). Dabei ist selbstverständlich der exakte Kassenbestand festzuhalten (also ohne Rundungen). Die Erstellung des Zählprotokolls kann durch ein Zählbrett, durch welches die Anzahl der Münzen und die Beträge abgelesen werden können, unterstützt werden. Treten (kleinere) Kassenfehlbeträge auf – die in bargeldintensiven Branchen nahezu unumgänglich sind – sind diese offen auszuweisen. Sie signalisieren der Finanzverwaltung zudem, dass die Kasse täglich und wahrheitsgemäß geführt wurde und müssen daher nicht „wegdokumentiert“ werden.

Zu 5. Unveränderbarkeit: Alle Aufzeichnungen – dies gilt auch für Kassensysteme – müssen so beschaffen sein, dass eine unprotokollierte nachträgliche Änderung nicht mehr möglich ist. Die konkrete Umsetzung dieser Forderung ist abhängig vom gewählten Kassensystem: Elektronische Kassendaten müssen revisionssicher gesichert werden. Eine bloße Führung des Kassenbuchs als Exceltabelle erfüllt – aufgrund der Möglichkeit einer nicht nachvollziehbaren Änderung – die Anforderungen an die Unveränderbarkeit grundsätzlich nicht. Nutzer von Datev Kassenbuch Online, nutzen grundsätzlich ein GoBD-konformes Kassenbuchsystem. Jedoch ist auch für GoBD-konforme Kassenbuchprogramme die tägliche und vollständige Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten.
Bei handschriftlich geführten Kassenaufzeichnungen sind ebenfalls nur „protokollierte“ Änderungen durchzuführen, bspw. müssen Änderungen durch Streichungen kenntlich gemacht werden und nicht durch ausradieren oder Tippex überschrieben werden. Alle Veränderungen der Kassenaufzeichnungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche (später veränderte) Eintrag weiterhin lesbar bleibt. Eine handschriftliche Loseblattsammlung erfüllt die Anforderungen (durch die gegebene Austauschmöglichkeit von einzelnen Blättern) nicht.

Die weiteren Vorschriften und Pflichten des Besteuerten hängen vom eingesetzten Kassensystem ab.